A Perem Sziklamászó Egyesület adatvédelmi tájékoztatója
Bevezető
A Perem Sziklamászó Egyesület, továbbiakban PSZE, tájékoztatja a versenyén résztvevőket és nevezési rendszerébe regisztrálókat adatkezelési gyakorlatáról és a felhasználók jogorvoslati lehetőségeiről. A PSZE mint adatkezelő kötelezettséget vállal arra, hogy az általa nyújtott adatkezeléssel kapcsolatos szolgáltatás megfelel a hatályos jogszabályokban meghatározott elvárásoknak.
Az adatkezelő adatai:
Név: Perem Sziklamászó Egyesület
Székhely: 3700 Kazincbarcika, Pattantyús út 2. 3/2
Postacím: 3700 Kazincbarcika, Pattantyús út 2. 3/2
Adószám: 19330099-1-05
e-mail-cím: info@peremegyesulet.hu
Telefonszám: +36304063104
Honlap: www.peremegyesulet.hu, www.aggtelekkupa.hu
Az adatkezelés jogalapja
Versenyeinkre való nevezésével, hírleveleinkre való feliratkozásával ön szerződést köt velünk a meghatározott szolgáltatások teljesítésére, illetve termékek megvásárlásra.
A személyes adatok kezelésének jogalapja a szerződés teljesítéséhez (versenyek, rendezvények lebonyolítása stb.) szükséges adatok esetében a szerződés teljesítése. Ezek az adatok az online nevezési rendszerbe való regisztráció során kötelezően kitöltendőként jelennek meg. A nem kötelezően kitöltendő adatok kezelésének alapja az ön hozzájárulása.
Az általános adatkezelési hozzájáruláson túlmenően külön hozzájárulást kérünk a marketingcélú e-mailek küldéséhez. Ez a hozzájárulás a többi adattól függetlenül bármikor visszavonható. A visszavonás nem akadálya a versenyeken való részvételnek.
Más versenyző benevezése
Tapasztalatunk szerint ügyfeleink igénylik azt a lehetőséget, hogy barátaikat, családtagjaikat, kollégáikat is benevezhessék versenyeinkre. Ez az egyszerűsített nevezés a mászók és a PSZE életét is megkönnyíti.
A PSZE ezért megadja a lehetőséget ügyfeleinek, hogy másokat is benevezhessenek versenyeire. Ilyen esetben feltételezzük és elvárjuk, hogy a benevezést végző ügyfelünk rendelkezzék az érintett személyek hozzájárulásával a nevezéssel járó adatkezeléshez. A személyes adatok kezeléséhez általában nem szükséges az írásos hozzájárulás, ezért mi sem terheljük ügyfeleinket bürokratikus előírásokkal.
Az adatkezelés célja és időtartama
A PSZE által folytatott adatkezelés általános célja:
-
ügyfeleink beazonosítása és nyilvántartása, valamint a nevezések rögzítése,
-
az általunk szervezett események lebonyolítása,
-
ügyfeleink tájékoztatása és marketingtevékenységünk biztosítása,
-
pénzügyi nyilvántartások vezetése,
-
statisztikák, elemzések összeállítása,
-
kedvezményes nevezési lehetőség biztosítása esetén a kedvezményre jogosultak körének meghatározása és a kedvezmények hozzárendelése az érintett ügyfelekhez,
-
eseményeinken felmerülő egészségügyi probléma esetén az ügyfél által megadott hozzátartozó értesítése,
-
szolgáltatásaink folyamatos javítása, újabb események előkészítése.
Adatbázisunkban szereplő ügyfeleink a jövőben is bármikor nevezhetnek versenyeinkre, vagyis beazonosításuk meghatározatlan ideig szükséges lehet. Kedvezmények biztosításához (pl. indult már PSZE-eseményen), versenysorozatok nyilvántartásához, PR-tevékenységünkhöz (pl. az adott versenysorozatban legtöbbször indulók megtalálása) szintén meghatározatlan ideig szükséges lehet az adatokhoz való hozzáférés. Ezért adatbázisunkban a személyes adatokat a célhoz kötöttség elve alapján általában ügyfelünk hozzájárulásának visszavonásáig tároljuk, vagyis csak külön kérésre töröljük. Azonban a háromévenkénti felülvizsgálat során törölhetjük olyan ügyfelek adatait, akik csak kisebb versenyekre neveztek, és több éve nem volt új nevezésük.
Marketingtevékenységünk részletezése
Marketingtevékenysége keretében a PSZE
-
statisztikai elemzéseket végez abból a célból, hogy javíthassa szolgáltatásait és megalapozza a közkedveltebb verseny lebonyolítását,
-
e-mailben hírleveleket, reklámokat küld ki,
-
felhasználhatja az eseményein részt vevőkről készült fényképeket, videókat (ehhez ügyfeleinknek minden egyes nevezésükkel kifejezetten hozzá kell járulniuk, és ez a hozzájárulás a nevezés elengedhetetlen feltétele, mivel a képeken szereplőket nem minden esetben tudjuk név szerint beazonosítani).
Adattovábbítás külföldre
A PSZE semmilyen személyes adatot nem továbbít külföldre, azonban fenntartja a jogot, hogy szükség esetén a felhőbe költöztesse virtuális szervereit. Erről bővebben olvashat a szerverekről szóló szakaszban.
A kezelt adatok köre
Az általunk kezelt személyes adatokat lent részletezzük az adatkezelés céljával együtt. Ügyfeleinkről az általuk megadott adatokat, illetve ezekből számított értékeket tartunk nyilván. Ugyancsak nyilvántartjuk a versenyek során elért eredményeket (pl. mászott utak, helyezés, részvétel a versenyen) és a versenyszervezéssel kapcsolatos adatokat (pl. nevezés visszaigazolása).
Nyilvántartjuk a pénzügyi tranzakciók adatait (dátum, összeg, pénznem, befizetett tétel, online nevezés esetén tranzakcióazonosító).
Nevezési- és eredménylisták
Versenyünkön a nemzetközileg elfogadott szokásoknak megfelelően, a sportesemények tisztaságának és átláthatóságának érdekében nyilvános nevezési lista és eredmény lista készül a nevezőkről. A nevezési lista tartalmazza a versenyző nevét, születési évét, lakóhelyét (csak település), állampolgárságát, és a nevezési kategóriáját. Ennek alapján mindenki láthatja, hogy kivel versenyez. Az eredménylista a nevezési lista adatain túlmenően az abszolút és kategórián belüli helyezést, valamint a kizárás, feladás tartalmazhatja.
Azok a személyek akik a rendezvényünkre való benevezéssel hozzájárulásukat adják felsorolt adataiknak a nyilvános nevezési- és eredménylistákban való közléséhez. A nevezési listákat a versenyt évét követően bármeddig közzé tehetjük.
Az Aggtelek Kupa, Dinamó- és ICC al versenyeinkre a fentebb felsorolt adatfelhasználások tárolások és adatszolgáltatások érvényesek.
E-mailek és SMS-ek küldése
E-mailt küldünk minden ügyfelünknek
-
az online nevezési rendszerbe történt sikeres regisztrációról,
-
a sikeres nevezésről a személyes nevezés kivételével (visszaigazoló levél),
-
Nevezési díj befizetés visszaigazoló levél
-
a versennyel kapcsolatos tudnivalókról,
-
a versenyt követően (eredményközlő levél, statisztikai adatok),
-
szükség esetén ügyintézés, adategyeztetés céljából.
A fent említett üzenetek a szolgáltatásunk részét képezik, és a marketingcélú hozzájárulástól függetlenül küldjük őket.
Reklámcélú e-mailt, hírlevelet csak annak küldünk, aki ehhez hozzájárulását adja. Ez a hozzájárulás bármikor visszavonható, például a minden hírlevelünk alján szereplő leiratkozási funkcióval, az online nevezési rendszerben az adatmódosítás gombra kattintva vagy külön e-mailben.
Az adatok megismerésére jogosultak köre
Az nevezők által megadott személyes adatok megismeréséhez Egyesületünkön belül csak azon szervezők illetve segítők jogosultak, akik nevezéssel kapcsolatos feladatokat látnak el, illetőleg az adatok karbantartását, elemzését, összesítését, értékelését végzik, valamint akik a nevezők esemény előtti és utáni tájékoztatásáért felelősek. A fent említett körbe tartoznak:
-
a neveztetők és adatrögzítők,
-
a rendszergazda és az adatbázis kezelője,
-
a pénzügyi dolgozók, (Bánvölgye Bt., 3700 Kazincbarcika, Egressy B. út)
-
a marketinges dolgozók.
Az adatkezelésben érintett szervereink helye
A PSZE adatkezelésének helye 3700 Kazincbarcika, Pattantyús út 2. 3/2
További weboldalaink üzemeltetője a Webonic Kft. (8000 Székesfehérvár Budai út 14.). Elérhetőségeik felsorolása: https://www.webonic.hu/kapcsolat
Virtuális szervereket üzemeltetünk az Google felhőjében, amelyekre a fent felsorolt szolgáltatások egy részét bármikor áttelepíthetjük a terhelés optimalizálása céljából.
A weboldalak látogatásakor keletkező adatok
Mint minden webszerver az interneten, a mi webszervereink is automatikusan tárolnak egyes adatokat a weboldalaink megtekintésekor, amelyek személyes adatnak minősülhetnek. A www.peremegyesulet.hu és a www.aggtelekkupa.hu . weboldalaink felkeresésekor a szerverek az általánosan szokásos adatokat tárolják az esetleges üzemzavarok elhárítása, a szolgáltatások javítása és a betörési kísérletek felderítése végett:
-
a látogatás időpontja,
-
a megtekintett oldal címe,
-
a hivatkozó oldal címe (ahonnan a látogató érkezett),
-
a látogató IP-címe,
-
a látogató böngészőfejléce (ún. user agent), amely az operációs rendszer és a böngésző típusát, verziószámát tartalmazza.
A versenyzőkről tárolt adatok
A felsorolt adatokat a versenyző beazonosításához (pl. hasonló nevű versenyzők megkülönböztetéséhez), a kapcsolattartáshoz, a szolgáltatás biztosításához (pl. versenyekkel kapcsolatos értesítések kiküldése), a verseny lebonyolításához (pl., kategóriák kialakítása, kategóriánkénti eredmények megállapítása, nevezés ellenőrzése, problémamegoldás), pénzügyi összesítésekhez és a fent részletezett marketingcélokhoz is használjuk. A regisztrációkor, illetve nevezéskor nem feltétlenül szükséges adatokat nem kötelezőként jelöltük meg.
A pólóméretet részben azért kérjük, hogy az adott versenyen a megfelelő pólókat tudjuk megrendelni, részben azért, hogy ha későbbi rendezés során pólót is tudunk biztosítani, akkor legyen méretsorozatunk, amelynek alapján becsülni tudjuk az egyes méretekből szükséges mennyiséget.
Alapadatok:
-
az adatbázisbeli azonosító (mászóazonosító)
-
teljes név, titulus
-
születési dátum
-
telefonszám,
-
e-mail-cím,
További adatok:
-
hozzájárul-e az PSZE versenyén elért eredményeinek továbbításához a PSZE rendezői felé,
-
hozzájárul-e nevének, titkosított irányítószámának és születési dátumának, valamint az Aggtelek Kupán (tovbbiakban AK) elért eredményének továbbításához AK szervezői felé, valamint az elért pontszámok lekérdezéséhez és tárolásához a PSZE adatbázisában.
-
Az online nevezési rendszerben nevezőkről nyilvántartott további adatok:
-
online azonosító,
Az egyes versenyekhez tartozó nevezési adatok:
-
versenyen elért pontszáma, kategória, helyezés, néhány esetben részpontszámok,
-
befizetett nevezési díj, fizetési mód és dátum
-
a rajtcsomag átvétel, a visszaigazolás, a visszalépés ténye és dátuma
-
pólóméret,
-
igényelt étel típusa,
-
baleset esetén értesítendő hozzátartozó neve és elérhetősége (nem kötelező – a versenyző és családja saját érdekét szolgálja),
-
egyéb, az ügyintézéshez kapcsolódó megjegyzések (pl. átnevezés, problémás befizetés tisztázása, nevezés átadása stb.).
16 év alattiak regisztrációja
Versenyiünkre, rendezvényeinkre 16 év alatti fiatalok is nevezhetnek. Ezt az internet korában életszerűtlen előzetes szülői aláíráshoz kötni, ezért a regisztrációkor elkérjük a szülő e-mail-címét, amelyre értesítést küldünk a 16 év alatti ügyfél regisztrációjáról, és biztosítjuk a tiltakozás jogát. Ezt az e-mail-címet a 16. életév betöltése után töröljük.
Adatok törlése
Ügyfeleink a jogszabály alapján bármikor kérhetik személyes adataik törlését az adatbázisunkból, online nevezési rendszerünkből, illetve az eredménylistákból. Folyamatban levő nevezés esetén ez csak a versenytől való visszalépéssel együtt lehetséges.
A hozzájárulás visszavonása után is tárolhatjuk azokat az adatokat, amelyek jogi kötelezettségünk teljesítéséhez, illetve létfontosságú érdekeik érvényesítéséhez kellenek. Jogi kötelezettségeink közé tartozik a pénzügyi ellenőrzéseknek való megfelelés, amelyhez az adatbázisban tárolt fizetési adatokra van szükség. Jogos érdekünk az adatbázis integritásának megőrzése. Ennek keretében technikai okból (az adatbázisok felépítése miatt) nem tudunk olyan adatot törölni, amely más adathoz szorosan kötődik (pl. külső kulcs). Jogi kötelezettségünk, egyben jogos érdekünk és harmadik személyekkel szembeni kötelezettségünk a biztonsági másolatok megőrzése, hogy sérülés esetén az adatbázis helyreállítható legyen. A biztonsági másolatokból adatok nem törölhetők, csak az éles adatbázisból. A biztonsági másolatokhoz csak a rendszergazda férhet hozzá, és csak üzemzavar esetén használjuk fel őket helyreállításra. Jogos érdekünk továbbá, hogy továbbra is kinyerhessük adatbázisunkból a statisztikai adatokat, például ne változzék a versenyre nevezők száma és statisztikai összetétele. Harmadik személyek jogos érdeke, hogy vissza tudjuk követni, ki nevezte be őket az adott versenyre (ha Ön benevezett valakit, akkor neki problémája lehetne belőle, ha nem tudjuk tisztázni a nevezés részleteit), illetve hogy ne töröljük a teljes csapat nevezését és eredményeit azért, mert egy csapattag az adatai törlését kérte.
Aki csak személyesen nevezett, azaz nem kötődik hozzá érdemi adat az online nevezési rendszerben, töröljük az adatait az online adatbázisból, de megmaradnak a szükséges adatok a fő adatbázisunkban. Egyébként töröljük az ügyfél nevét, minden elérhetőségét és címét,, a nevezések során megadott „baj esetén értesítendő” elérhetőségeit,, valamint az utolsó számlázási nevét és címét, és minden más esetlegesen tárolt adatot, amelynek a megőrzése az adatbázis integritásához nem szükséges. Így például bárki láthatja az eredménylistában, hogy a kategóriájában hatodiknak rangsorolt versenyző előtt egy törölt versenyző volt ugyanabban a kategóriában; ezt kívánja a sport tisztasága és ügyfeleink jogos érdeke.
Ha Ön az adatait töröltette, a későbbiekben újra nevezhet versenyeinkre, de nem tudjuk figyelembe venni a korábbi nevezéseit.
Sütik használata a weboldalon
Ez a weboldal úgynevezett sütiket (cookies) használ. A sütik olyan apró szöveges adatfájlok, amelyek az ön webböngészéjőn keresztül weboldalunkat meglátogatva számítógépe merevlemezén tárolódnak. A sütik bizonyos információkat (például egyedi oldal vagy nyelvi beállításokat) tárolnak el, amelyeket az ön webböngészője – a sütik élettartamától függően – továbbít nekünk, amikor ön ismét felkeresi weboldalunkat.
Feltétlenül szükséges, munkamenet (session) sütik
Ezek a sütik ahhoz szükségesek, hogy a felhasználók böngészhessék weboldalunkat, használják annak funkciót, pl. többek között az ön által adott oldalakon végzett műveletek megjegyzését egy látogatás során. Ezen sütik érvényességi ideje kizárólag az Ön aktuális látogatására vonatkozik, a munkamenet végeztével, illetve a böngésző bezárásával a sütik e fajtája automatikusan törlődik a számítógépéről.
Ezen sütik alkalmazása nélkül nem tudjuk garantálni önnek weboldalunk használatát.
Teljesítményt biztosító sütik
A Google Analytics sütiket arra használjuk, hogy információt gyűjtsünk azzal kapcsolatban, hogyan használják látogatóink weboldalunkat. Ezek a sütik nem tudják önt személy szerint beazonosítani (az éppen használt IP címet is csak részben rögzítik), olyan információkat gyűjtenek, mint pl. hogy melyik oldalt nézett meg a látogatónk, a felhasználó a weboldal mely részére kattintott, hány oldalt keresett fel, milyen hosszú volt az egyes munkamenetek megtekintési ideje, melyek voltak az esetleges hibaüzenetek – mindezt weboldalunk fejlesztésének, valamint a felhasználók számára biztosított élmények javításának céljával.
Kampányaink sikerességének mérésére hirdetőpartnereinktől származó, harmadik fél általi sütiket is használunk (pl. Google AdWords Conversion Tracking). Ezeket csak bizonyos aloldalak látogatása esetén küldjük el a látogató számítógépére, tehát ezekben csak az adott aloldal meglátogatásának tényét és idejét tároljuk, semmilyen más információt nem.
Jogorvoslati lehetőségek
Amennyiben úgy érzi, hogy a Perem Sziklamászó Egyesület vagy annak valamely segítője megsértette a személyes adatainak védelméhez fűződő jogát, kérjük, vegye fel a kapcsolatot a Perem Sziklamászó Egyesülettel valamely elérhetőségünk útján, hogy a problémát mielőbb megoldhassuk.
Elérhetőségeink a tájékoztató elején olvashatóak.
Ha úgy véli, hogy a Perem Sziklamászó Egyesület problémájával kapcsolatban nem tette meg a megfelelő lépéseket, lehetősége van a továbbiakban bírósághoz, illetve a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz fordulni.
Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság
Postacím: 1363 Budapest, Pf.: 9.
Cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11
Telefon: 06-1/391-1400
Fax: 36-1/391-1410
e-mail-cím: ugyfelszolgalat@naih.hu
Weboldal: www.naih.hu
Elnök: Dr. habil. Péterfalvi Attila András
A Perem Sziklamászó Egyesület kikötése
Az adatkezelő fenntartja a jogot, hogy szükséges esetben adatvédelmi nyilatkozatát megváltoztassa. Erre azon esetekben kerülhet sor, ha a szolgáltatások köre bővül, a technikai rendszer megváltozik, vagy azt jogszabály kötelezővé teszi. Azonban ilyen jellegű módosítás nem jelentheti a személyes adatok eredeti céltól való eltérő kezelését.